Professional Email Notes

4 thành phần chính của email: Tiêu đề, Lời chào, Nội dung, Kết


Tiêu đề (subject line)
Nêu rõ mục đích, dùng động từ mô tả danh từ

VD:
Resume attached
Meeting cancellation request


Lời chào (greeting)

• Biết giới tính và tên

Dear Mr/Mrs

• Dùng chức danh nếu không rõ giới tính: 

Dear CEO
Dear Professor
Dear Director 

• Chỉ biết giới tính, không biết tên và các thông tin khác:

Dear Sir
Dear Madam

• Chung chung, nhóm: 

To Whom It May Concern
Dear Marketing Group
Dear Sales Team


NÊN:

Chú ý

• Vần (spelling)
• Ngữ pháp (grammar)
• Dấu câu (punctuation): ngắt câu hợp lý, chú ý việc dùng dấu phẩy để nối ý.
• In hoa chữ cái (capitalization): danh từ riêng, tên người

KHÔNG NÊN:

• Viết email dài.
• Chỉ đưa thêm các chi tiết cần thiết, thiết yếu nhất.
• Ngắn gọn, mạch lạc, đi thẳng vào vấn đề.
• Khoảng 2 đoạn ngắn, mỗi đoạn tối đa 3 - 4 câu.
• Nội dung không nên mang tính chất phàn nàn, đổ lỗi.
• Có thể dùng kĩ thuật tự trách mình (self blaming) với các trạng từ như: perhaps... để làm nhẹ câu chuyện.

Lời cảm ơn
Regards,
Best regards

Chữ kí
Tên Họ
SĐT

---------------------------------------------------------------------------
Văn phong, tổ chức email

• Chỉ dùng những từ thực sự cần thiết. Chúng ta thường có xu hướng thêm tính từ, trạng từ đến độ thừa, nên cô đọng lại với chủ ngữ, động từ và danh từ trước.

• Tránh dùng thể bị động

Vd:
Powerful emails are written by people (1)
People write powerful emails (2)

Câu 2 là ở dạng chủ động, và chính xác hơn.

My friend wrote that book. (3)
That book was written by my friend. (4)

Dùng thể bị động làm cho câu dài hơn, và hơi mơ hồ trong khi ta cần sự chính xác.

• Phải có trật tự

Ví dụ về email thông báo sự kiện:
Khi nào (when)
Ở đâu (where)
...

• Tránh dùng các trợ động từ: 

must, should, demand, require, necessity vì mang tính chất nặng nề (harsh words), hơi thô (rude), đòi hỏi, ra lệnh cho người nhận.

• Tận dụng những từ trung tính, vô hại